질서없이 밀려드는 업무
회사 내에서 자주 부딪히는 것이 일을 만드는 사람과 일을 수습하는 사람이 따로 있다는 것이다. 일을 만든 사람이 그 일을 수습하면 되지 않겠느냐고 하지만, 이는 단순하지 않다. 하나의 일에는 다양한 업무 능력이 필요하다. 더구나 한 사람이 다양한 업무 능력을 모두 가지기 어렵고, 특히 대내외적으로 중요한 일은 여러 사람, 여러 부서의 협력을 필요로 하기 때문이다.
내가 몸 담고 있는 조직에서도 이런 일들은 곧잘 일어난다. 스스로 업무가 많아 시달리지만, 구성원들의 업무량까지도 내가 고려하고 조정해야 될 입장이다 보니, 내 일뿐만 아니라 다른 업무까지 나에게 몰리는 경우가 허다하다.
여기에는 내 조급증도 한 몫 할 것이다. 다른 사람에게 맡기면 되지만, 이 경우 경험이 부족하거나 이해도가 떨어지는 경우, 시간이 길어지기 때문에, '그냥 내가 해버리고 말지'라는 생각을 하게 된다. (이것 그다지 좋은 태도가 아님을 인식하고 고치려고 하고 있다)
그러나 내가 맡을 경우에는 상관없다고 생각했지만, 이런 식으로 두서업이 많은 업무를 예고 없이 맡는 것에 대해 많은 이들, 특히 경험이 많지 않을 경우에는 매우 부담스러워하고 힘들어 한다는 것이다.
 World’s Messiest Office Cubicle Discovered in Colorado by Jeffrey Beall   |
이리저리 뒤섞인 업무들을 가지런하게 정리할 수 없을까 하는 고민이 바로 PM의 고민이자, 관리자의 고민이다. Gantt Chart는 이러한 고민을 해결해주기 위해서 등장한 툴이지만, 설마 이것이 우리 부서에도 적용되어야 할까 싶었는데, 오늘 정리해서 보니, 몇몇 사람에게 일이 몰리는 경향이 뚜렷하게 나타났다.
업무 관리를 위한 또다른 업무
업무를 제대로 수행하기 위해 별도의 다른 관리 업무를 해야 한다. 즉 업무를 잘 하기 위해 새로운 업무 하나를 추가하는 셈.
결국 구성원 모두가 전체 그림을 보고 있어야 하고 공유/관리할 수 있어야 한다는 것인데, 이를 위해 많은 회사에서 그룹웨어를 사용하지만, 이는 단순하게 업무 진행 수준을 보고하는 것에서 그칠 뿐이다.
Open Source로 만들어진 Gantt Program를 이용하려고 했으나, 이 경우 모든 구성원이 이 프로그램을 깔아서 사용해야 된다는 불편함이 있었다. 결국 Excel를 이용하기로 하고, 이를 찾아보았다.
http://www.hyperthot.com/pm_excel_gantt.htm
위 사이트에 가면 Gantt Chart를 Excel 파일로 받을 수 있다. 예산과 시간까지 자동으로 계산되도록 수식이 적용되어 있다. 아래와 같은 파일이다.
위 파일에는 샘플 데이타가 미리 입력되어 있다. 엑셀 함수가 적용되어 있으므로, 복사와 잘라넣기만으로도 충분히 업무 관리를 할 수 있을 것이다. 일정, 예산, 리소스 등을 관리할 수 있지만, 일정과 담당자, 그리고 일의 순서만 정리해도 충분할 것이다.
하나의 업무는 우리들의 많은 작은 업무들
대부분 자기가 맡고 있는 일만 신경쓰는 경우가 많다. 하지만 '자기의 일'만이라는 것은 존재하지 않는다. 자기의 일은 분명 누군가의 일과 연결되어 있고, 누군가의 도움을 필요로 하거나 자기의 일로 인해 누군가의 일이 영향을 받게 될 것이다.
'정신없이 바쁘고 많은 업무'라는 표현 자체가 잘못된 것이다. '정신없이 바쁘고 많은 업무' 환경을 애초부터 만들면 안 되는 것이다. 그런데 어느 순간 보니, 정신없이 바쁘고 많은 업무 환경에 놓여져 있는 자신을 보게 되고 보이지 않는 스트레스로 자신을 죽이게 되는 것이다.
아마 대부분의 직장인이 이런 생각을 가지고 있는 것은 아닐까. 일이 없는 것도 문제지만, 일이 많은 것도 문제다.
 A really really bad day by TheeErin  |
포스팅의 제목이 '정신없이 바쁘고 많은 업무에 스스로 죽지 않기 위한 방법'이라는 다소 자극적인 제목이지만, 그렇게 하기 위한 방법은 위에서 제시한 것처럼 Gantt Chart와 같은 Project Management를 도입해야 된다는 것이다.
하나의 업무를 다수의 action item으로 쪼개고 이와 관계된 업무나 사람을 정의하는 것. 이렇게 하다 보면 많은 업무들을 관리할 수 있게 되고 필요 없는 업무나 우선 순위가 낮은 업무는 과감하게 하지 않는 것으로 정리될 것이다.
또한 Project Management를 하다 보면, 자연스럽게 구성원들과의 잦은 대화가 필요하게 되며, 이를 통해 해당 업무 진행에 있어서의 이슈 사항이나 고민 사항이 공유하게 될 수 있지 않을까.
먼저 내가 있는 부서부터 적용해보기로 했다. 적용해보고 적용 결과는 다시 포스팅해볼 생각이다.
[예전에 올렸던 Projet Management에 대한 글]
2010/04/06 프로젝트 관리, 간단하고 단순하게 접근하라. http://intempus.tistory.com/1196
2009/05/21 프로젝트 관리 Project Management http://intempus.tistory.com/1102
2009/01/21 시간 관리와 업무 관리 http://intempus.tistory.com/996