RFI, RFP가 필요한 이유

예전에 RFI와 RFP에 대한 글을 올렸다.( 2011/03/18 - [Business Thinking/전략경영] - RFI와 RFP )
그런데 많은 이들이 이 둘에 대해 궁금해 한다는 사실을 유입 검색어 목록을 통해 알게 되었고, 너무 대충 적은 탓에 그 글에 대한 부끄러움이 들었다. 그래서 좀 더 자세한 글을 올려야겠다는 생각을 했고, 그 글을 이제서야 써서 올린다.

1. RFI/RFP의 필요성

모든 업무를 자신이 속한 부서나 회사 내에서 처리하겠다는 생각을 하는 이는 없을 것이다. 그래서 대부분 회사에서는 ‘아웃소싱’, 즉 외주를 하고 있다. 실은 이 외주도 만만치 않은 작업 중의 하나다. 외주 업체를 고르기도 어렵고 막상 외주 업체에게 일을 시켰는데, 결과물이 신통찮을 경우에는 난감하기 이루 말할 수 없다. 심지어 담당자가 시말서를 쓰기도 하고 타 부서로 쫓겨날 수도 있는 것이 바로 이 외주다.

외주 업체에 근무했던 이라면, 자주 갑의 횡포와 억지를 경험했을 것이다. 더구나 제대로 된 정보도, 업무 지원이나 협조도 해주지 않으면서 요구만 하는 갑의 담당자를 만날 때의 절망스러움이란!!

이런 갑의 담당자가 되지 않기 위해, 이런 갑을 만나지 않기 위해 필요한 것이 RFI와 PRF다.

2. RFI/RFP의 뜻

RFI란 Request for Information의 약자이고, RFP는 Request for Proposal의 약자이다. 이외 RFQ를 사용하는 경우도 있는데, RFQ란 Request for Quotation으로 견적서로 이해할 수 있다. 국내의 경우, RFP 때 RFQ도 같이 요청된다.

3. RFI의 효과

최근 들어 RFI를 요구하는 기업들이 늘고 있다. 담당자 입장에서는 굳이 RFI까지 작성하여 외주 업체들에게 요구할 필요성이 있을까 싶지만, 문제는 담당자가 해당 업무(프로젝트)에 대해 잘 알지 못할 경우다. 아무리 인적 네트워크를 통해 유망한 외주 업체들에 대해 알아보고 해당 부문에 대해 공부를 한다고 하더라도 전문 식견이 떨어지는 것은 어쩔 수 없는 일이다. 또한 그 분야가 매우 빠르게 트렌드가 바뀌는 첨단 기술 분야라면 외주 업체를 정하는 건 완전 운이 되어버린다.

그러므로 이런 분야의 업무나 프로젝트를 할 경우에는 체계적인 사전 조사는 필수다. 최신 트렌드가 어떻게 되며, 해당 분야에 어떤 업체들이 있으며 어떤 사람이 전문가인지 파악할 필요가 있는 것이다. 이 때 활용할 수 있는 것이 RFI다. RFI는 공식적인 경로로 비교 가능한 정보를 수집할 수 있다. 특히 해당 분야에 어떤 업체들이 존재하며 이들 간의 경쟁이 어떻게 이루지는 파악할 수 있다.

일반적으로 국내에서 RFI라고 하면, 인적 네트워크 등을 통해 외주 업체를 미리 만나 회사 소개나 제품/서비스 소개를 받는 것에 해당되겠지만, 이는 비공식적인 절차이므로 유무형의 압력에 노출되기 쉽다. 따라서 미리 업체들에게 RFI를 보내, 진행하고자 하는 업무(프로젝트)에 대한 정보를 수집할 필요가 있다.

따라서 RFI에는 많은 요구사항을 담지 않는다. RFI에서는 추진하고자 하는 업무(프로젝트)에 대한 간단한 개요/목적/예상 기간 정도를 표시하고, 이에 맞추어 외주 업체에 대한 정보, 제품/서비스에 대한 정보, 간단한 시장 동향, 주요 경쟁사 정보를 요청할 수 있다. 그리고 RFI에 대한 회신으로 20페이지 이내의 워드 문서로 받는 것이 좋다.

4. RFP의 단계

RFI 단계를 지난 다음에는 RFP로 넘어간다. RFI를 통해 수집된 정보를 바탕으로 실제 해당 프로젝트를 추진할 수 있도록 구체적인 정보들을 요청해야 한다. RFP 단계에 참여하는 외주 업체는 모두 해당 업무나 프로젝트를 수행할 가능성이 있는 업체이므로, 최대한 자세하고 구체적이고 정확하게 RFP를 작성하여 요청해야 한다.

RFP가 구체적일수록, 제안서의 품질인 높아지고 예산에 대한 이견도 줄어들 수 있기 때문이다. 또한 프로젝트를 진행하는 동안의 의견 충돌이나 갈등을 미연에 막을 수 있다.

RFP에는 해당 업무(프로젝트)에 대한 자세한 정보, 추진 일정, 예산, 그리고 제안서의 목차, 제안 평가 기준 등을 구체적으로 명시해야 한다. RFP 작성부터 해당 외주 업무(프로젝트)의 성공 여부가 달려있다고 해도 과언이 아니다. RFI를 하는 이유도 실은 RFP를 제대로 작성하기 위해서이다.

5. 성공적인 외주 진행을 위한 단계별 접근

RFI > RFP > RFQ로 이어지는 외주 업체 선정의 단계별 접근은 그만큼 외주 업체를 통한 업무 진행이 까다롭고 어렵다는 것의 반증일 것이다. 제대로 한다면 외주는 비용을 줄이고 전문적인 업무에 대한 지식과 경험을 내부 자산으로 만들 수 있는 좋은 기회이지만, 제대로 되지 않을 경우에는 비용을 날리고 업계에서 평판 안 좋아지고 사람까지 잃게 될 지도 모른다.

그리고 제대로 된 RFI, RFP는 외주 업체에게 제대로 된 준비를 할 수 있게 해준다. 단 객관적인 평가 기준을 통해 평가해야만 RFI, RFP의 효과를 볼 수 있을 것이다. RFI와 RFP를 따라 열심히 준비한 외주 업체들을 평가할 때 객관적인 기준을 따른 평가, 그리고 이를 통한 계약이 이루지지 않을 경우에는 단기적으로는 좋은 효과를 거둘 수 있을 지 모르겠지만, 장기적으로는 기업에 악영향을 끼칠 것이다.

(이렇게 적고 있긴 하지만, 나 또한 성실하게 준비하였음에도 불구하고 제안 입찰에서 떨어진 경험이 있는 탓에, RFI, RFP가 요식 행사가 되지 않게 하기 위해 무언가 필요하다는 생각을 다시 해보게 된다)

6.  RFI 및 RFP의 구성 목차 


RFI는 간단하게 작성할 수 있도록 제시되어야 함.

 - RFI 의 목적 : RFI를 수행하는 이유에 대해 기술
 - RFI 의 프로젝트 개요: 도입하고자 하는 솔루션 / 프로젝트 간단한 개요.  
 - RFI 의 범위 : RFI에 대한 답변이 충족시켜야 하는 범위에 대해 구체적으로 표현. 이 때 단어나 용어에 대한 설명도 포함시키면 좋음. 
 - RFI 배경 : 발주처(회사) 소개
 - Information 문서 구성 사항: 구성 정보, 제출처 및 일정, 페이지 수(A4 5장 - 10장 이내) 등 명시

하지만 RFP의 경우에는 실제 솔루션이나 프로젝트 도입의 결정을 다루기 때문에 구체적이고 상세하게 기술되어야 한다.

- 목적: 도입/구축하고자 하는 솔루션/프로젝트의 목적 명시
- 예상 기대효과: 도입/구축하고자 하는 솔루션/프로젝트를 통한 기대 효과를 명시함.
- 솔루션/프로젝트의 구성 요소 명시: 구체적이고 자세하게 나와야 함.
- 도입 기술의 준수 사항 명시 : 개발 기술/언어, 디자인 요소, 기획적 요소 등을 포함.
- 개발 방법론 / 프로젝트 방법론 요청
- 제안서 목차(포함되어야 할 내용 요소)
- 제안서 평가 기준 및 요소
- 발주처 소개
- 일정

최종 업데이트 : 2011-08-29.