많은 기업들이 오늘도 고객 대상으로 세미나를 진행한다. 기업뿐만 아니라 영업 부서나 영업 사원이 진행하기도 하고 출판사에서도 신간이 출간되면, 저자에게 강연회를 부탁해 출판 마케팅의 일환으로 진행하기도 한다. 내가 속한 회사에서도 고객 대상으로 세미나를 진행했다. 내가 적극적으로 참여하지는 않았지만 말이다.
세미나, 실은 매우 간단해 보인다. 하지만 이를 어떻게 진행하느냐에 따라, 그것의 마케팅 효과는 천차만별이라고 해야 할 것이다. 작은 행사든, 큰 행사든, 똑같이 행사이고 준비해야 될 것은 똑같다.
하반기에는 내가 주도적으로 진행할 예정이라, 관련 자료를 찾아보았으나, 세미나 마케팅이라는 키워드로는 거의 아무 것도 나오지 않았다. 세미나나 강연회 기획을 대행해 주는 회사들이 있기도 했으나, 아직까지 전문화된 영역이 아닌 듯 보였다. 최근 이 분야에만 포커스를 맞춘 전문 기업이 등장하기도 했으나, 아직 시장은 초기 단계로 보이고 세미나의 마케팅 효과에 대해서 널리 알려져 있지도 않은 듯 하다.
돈을 들여 행사를 한다는 점에서는 여느 이벤트와 다르지 않아 보이지만, 실은 세미나 마케팅은 이외로 마케팅 기대 효과나 활용도가 높다. 특히 고객을 대상으로 하는 세미나 마케팅은 해당 기업을 고객과 함께 하며 고객보다 한 발 앞서가는 인상을 심어주기에 좋다.
이런 저런 이유로 해서 세미나 마케팅을 기획하고 어떻게 알리고 실제 세미나 마케팅을 어떻게 진행할 것인가에 대해 간단하게 정리 해보기로 한다.
1. 기획하기 Planning
먼저 세미나를 기획해야 한다. 여기에는 먼저 어떤 내용으로 세미나를 할 것인가를 정해야 한다. 세미나 주제를 선택하고 해당 주제에 대해 Brainstorming을 진행한다. 관련 주제에 대한 유사 세미나를 검색해보고 해당 세미나에서 어떤 내용으로 강연이 이루어졌는가를 살펴보아야 할 것이다. 또한 관련 연구소나 기관에서 발표한 자료들도 챙겨 보아야 할 것이다.
대략적인 세미나 주제의 방향이 정해졌으면, 이제 강연자를 섭외해야 한다. 강연자 섭외는 무조건 1차, 2차까지 고려해 두어야 한다. 강연자의 예상치 못한 일정 변경으로 인해 세미나 당일 펑크가 날 경우를 대비해야 할 것이다. 그리고 세미나 날짜, 장소, 시간, 세미나 명칭을 정하고, 그리고 초대할(또는 알릴) 사람들 리스트를 확보해야 한다.
특히 세미나 장소에 대한 점검이 필요하다. 교통 편은 어떤지, 하루 종일 하는 경우 점심 식사를 어떻게 되는지, 또는 저녁에 진행할 경우 저녁 식사를 어떻게 할 것인지, 화장실 등 편의시설은 어떤지 확인해야 하고 세미나 당일 여기에 대해서 공지해야만 한다. 그리고 마지막으로 세미나 진행을 위한 전체 예산 계획이 잡혀야 할 것이다.
2. 알리기 Promotion
알리기의 첫 번째 단계는 웹페이지를 만드는 것이다. 별도의 URL을 통한 웹사이트 구축은 비용 대비 효과가 높다고 볼 수 없다. 또한 세미나는 대부분 길어도 1-2일이면 완료되고 세미나 홍보는 보통 1달-2달 전부터 시작되니 많은 비용이 소요되는 웹사이트 구축은 좋은 방법이 아니다.
대신 포털 사이트 내의 블로그 개설이나 Facebook 페이지 개발이 더 방법일 수 있다. 하지만 복잡한 웹 개발 작업만 없을 뿐이지만, 디자인 작업은 필요할 것이다. 이런 식으로 알리기 위한 콘텐츠를 먼저 만들고 이를 특정 블로그나 Facebook 페이지에 올려 오픈해 놓는다.
그 다음으로는 초청하거나 알릴 사람들 명단을 확보해야 할 것이다. 이 명단 확보가 매우 중요한데, 아마 이 프로모션에 예상치 못한 많은 비용이 소요될 수도 있음을 각오해야 할 것이다. 그래서 종종 세미나 진행을 위해 다양한 형태의 제휴가 이루어지기도 하는데, 특정 기업체가 후원하고 비영리 법인이나 관련 협회에서 주최하는 세미나 형태로 포장되기도 한다.
명단은 직접 전화를 걸어 초대를 권유해야 하는 명단, 이메일로만 알리는 명단, 실제 초대장을 만들어 우편으로 발송해야 하는 명단, 그리고 해당 전화나 이메일, 초대장의 원고를 정리하여 진행해야 할 것이다.
이 명단 확보가 어려울 경우에는 홍보를 대행하는 업체의 도움을 받아 이메일 마케팅이나 텔레마케팅을 진행하는 것도 고려해볼 만하지만, 비용이 만만치 않을 것이다.
3. 콘텐츠 준비 Production
이건 아주 번거롭고 세미나 준비 팀의 속을 썩히는 대표적인 작업 중의 하나다. 나머지 작업들도 비슷하겠지만서도. 이유는 간단하다. 외부에서 섭외한 강연자가 세미나 발표 자료를 세미나 전 적어도 1주일 전, 늦어도 3일 전에는 주어야 하지만, 주지 않는 경우가 비일비재하고, 더 큰 문제는 세미나 발표 자료가 형편없거나 실제 세미나 발표가 형편없는 경우가 있다는 것이다. 특히 강연을 잘하는 강사의 경우에는 여기 저기 강연에서 사용한 자료를 그대로 사용하는 경우가 많다는 것이다.
어쩔 수 없이 세미나 준비 팀은 강연자의 자료를 미리 받아 꼼꼼하게 체크하고 세미나 전체 방향과 맞는지, 그리고 추가하거나 변경해야 될 사항은 없는지 체크해야 한다. 이 때만은 세미나 준비 팀과 강연자 사이에서 흐르는 팽팽한 긴장감은 어쩔 수 없는 일이다.
4. 참가 신청 확인 Seminar Confirmation
세미나에 참석 신청을 했다고 하지만, 실제 세미나 당일 나오지 않는 사람들이 많다. 특히 무료 세미나의 경우에는 더욱 그렇다. 그래서 무료로 세미나를 하더라도 만원이나 이 만원 정도를 받아 진행하는 경우가 종종 있기도 하다.
VIP를 초청하는 세미나의 경우에는 반드시 전화와 초대장 발송을 해야 하고 잘 받았는지, 세미나 당일 참석이 가능한지 여부를 반드시 확인해야 한다. 참가 신청을 했다고 해서 참가하는 것이 아니다. 따라서 세미나 참가 고객의 부류에 따라 참가 신청 확인은 간단한 이메일 공지에서부터 전화 연락, 초대장 발송 등의 여러 방법으로 나누어질 수 있겠다.
5. 세미나 진행 Presentation
이제 세미나 당일이다. 이 때는 아침부터 분주하기 마련이다. 그러므로 반드시 체크리스트를 만들어 하나하나 꼼꼼히 제대로 준비되었는지 확인해야 한다. 사소한 것 하나라도 빠뜨리면, 전체적인 분위기가 어수선해질 수 있기 때문이다. 이름표, 발표자료, 음료와 다과, 세미나 발표 장의 조명, 발표 시설/장비 점검, 참가 고객의 동선 등 챙겨할 것이 매우 많다. 또한 세미나 팀 인력만으로 진행이 원활하지 않을 경우에는 단기 계약직으로 아르바이트 학생들에게 맡기기도 한다. 이 때에는 반드시 하루나 이틀 전에 준비 미팅을 하고 세미나 진행과 관련된 교육을 실시해야 한다.
6. 세미나 평가 Seminar Evalution
세미나 참가 고객에게 반드시 세미나 평가에 대한 설문을 받아야 한다. 설문은 A4 사이즈 한 장이면 충분하지만, 구체적으로 참가한 고객이 정량적으로 평가할 수 있도록 해야 한다. 또한 세미나를 자주 진행할 경우라면, 세미나 발표 현장을 동영상으로 찍어 리뷰해 보는 것이 좋다. 발표자의 태도 뿐만 아니라 발표 환경, 고객의 분위기 등 전반적인 것들을 리뷰해 볼 수 있기 때문이다.
7. 세미나 후속 작업 Post Seminar Follow-up
세미나 발표 자료를 다운로드 가능한 형태로 세미나 웹페이지 올려 일정 기간 다운로드 받을 수 있게 하고 참가한 고객들의 후기를 받을 수 있도록 한다. 참가한 고객에게는 참가 감사 이메일을 발송하는 것이 좋다.
그리고 세미나 진행 결과 보고서를 작성하여 세미나의 재무적인 측면, 마케팅적인 측면, 기타 여러 관점에서 세미나의 진행, 세미나 효과에 대해서 리뷰하고 공유해야 할 것이다.
기타. 경품 / 이벤트 Free Gift / Event
최근 몇몇 세미나에서는 세미나가 끝나는 시점에 경품 추첨을 진행하기도 한다. 경품이라는 것을 통해 세미나 장소에 끝까지 남아있도록 하는 느낌을 지울 수 없다. 경품도 하나의 수단이 될 수 있겠지만, 무엇보다도 참가 고객이 직접 참여하고 어울릴 수 있는 형태의 무언가가 필요할 것이다. 특히 고객이 궁금해 하는 콘텐츠 기획이 무엇보다 중요할 것이다. (기획을 해도 강연자가 없을 수 있다는 점은 어쩔 수 없지만..)
그런데, 왜 세미나를 하는 것일까?
최초의 포스팅을 하고 난 다음 가시지 않는 의문. "그런데, 왜 세미나를 하는 것일까?"
대다수의 서비스 기업에서는 고객과의 커뮤니케이션에 많은 노력을 기울이고 있다. 하지만 아무리 쌍방향 커뮤니케이션을 지향한다고 하더라도, 아무리 비싼 솔루션을 도입한다고 하더라도 실제 오프라인으로 고객을 만나 이야기를 듣는 것보다 나은 것이 있을까? 그리고 그냥 고객을 만나는 것이 아니라 고객에게 필요한 정보들만을 모아 강연회 형태의 세미나라면 어떨까? 고객을 만나 기업에서 제공하고 있는 서비스에 대해 의견과 조언을 듣고 고객에게 서비스와 기업에 대해 긍정적이고 좋은 인상을 심어줄 수 있다면 세미나는 성공적인 것이 될 것이다.
- 신규 고객 확보
아마 보험이나 금융 쪽에서는 자주 일반 고객들이 궁금해하는 자산 관리나 투자 관련 세미나를 열어, 고객이 궁금해 하는 정보를 알려주고 그 자리에서 상담과 가입까지 유치하곤 한다. 이럴 때 활용할 수 있는 것이 최근 SNS를 기반으로 세미나 Matching을 전문적으로 해주는 사이트들이다. 대표적인 사이트로는 http://onoffmix.com/가 있으며, Facebook을 사용하고 있다면, Event 기능을 활용하여 세미나 진행을 하는 경우도 있다.
- 새로운 상품이나 서비스 홍보와 브랜딩
주로 새로운 기술이나 정보 이해가 먼저 이루어져야하는 상품이나 서비스의 경우, 1차적으로 innovator나 earlyadpoter를 대상으로 세미나를 진행하는 것이 좋다. 온라인과 IT 기술이 발달하여 오프라인을 대신할 수 있다고 말하는 사람들이 있다면 무시하는 것이 좋다. 온라인과 IT로 할 수 없는 것이 바로 오프라인이다. 오프라인 중심으로 온라인과 IT가 보조해주는 형태가 세미나 방식에서는 가장 좋은 형태이며, 결국 새로운 상품이나 서비스를 직접 사람이 설명해주는 것보다 더 나은 방법은 없다.
이 외에 세미나를 하는 목적에는 여러 가지 것이 있을 것이다. 세미나를 어떻게 준비하고 활용하느냐에 따라 그 효과는 천차만별일 것이다.
간단하게 세미나 기획과 진행, 후속 작업을 순차적으로 정리해 보았다. 현재 세미나 관련 업무를 진행하고 있는 이에게는 너무 허술한 내용 정리가 될 것이다. 하지만 처음 해보는 이에게는 조금의 도움이 되지 않을까 싶다. 실제로는 이것보다 더 꼼꼼하고 어려운 작업일 테지만 말이다. 이 글을 쓰게 된 이유는 세미나를 마케팅 관점에서 분석한 자료를 구할 수 없어서 였다. 세미나도 하나의 마케팅 활동이고 잘 기획한다면 높은 마케팅 효과를 거둘 수 있음에도 불구하고 아직까지 관심 밖의 이슈인 듯 싶다. 이에 세미나 기획에 대한 글을 적지만, 세미나 마케팅을 활성화시킬 수 있는 아이템에 대해서도 기회가 닿는다면, 정리해봐야겠다.